Kotimaisten tiedelehtien avoimuuslinjaukset keskitetysti SHERPA/RoMEO-palveluun

Tiedot kotimaisten tiedelehtien rinnakkaistallennuslinjauksista löytyvät pian aiempaa kattavammin SHERPA/RoMEO -palvelusta. Tallennustyö aloitettiin vuonna 2016 Tieteellisten Seurain Valtuuskunnan ja Jyväskylän yliopiston kirjaston (vuoden 2017 alusta Avoimen tiedon keskus) yhteisenä epävirallisena projektina, joka linkittyi Jyväskylässä Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi -hankkeeseen (SURIMA). Tässä artikkelissa kerrotaan lyhyesti projektin tuloksia. Laajempaa katsausta kotimaisten tieteellisten lehtien rinnakkaistallennuksen kehityksestä tarjotaan Informaatiotutkimus-lehden numeroon 2/2017.

Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV) tarjoaa jäsenseuroilleen erilaisia julkaisupalveluita: painettujen julkaisujen osalta Tiedekirjan, julkaisuvaraston ja tieteellisen kirjallisuuden vaihtokeskuksen, verkkojulkaisujen osalta OJS-järjestelmään perustuvan Journal.fi -julkaisuportaalin sekä neuvontaa ja IT-tukea seurojen omiin ratkaisuihin. TSV järjestää myös julkaisutoimintaan liittyvää koulutusta ja hallinnoi tieteellisten seurojen julkaisutoiminnan valtionapua, jota haki viime syksynä 95 tieteellistä lehteä. Valtionavustuksen piirissä olevien lehtien avoimuudesta on mahdollista saada tietoa julkaisuavustusten hakutietokannasta. Tämä ei kuitenkaan kata kaikkia tieteellisiä lehtiä, sillä muulla rahoituksella toimivia lehtiä julkaistaan myös yliopistoissa, tutkimuslaitoksissa ja muissa järjestöissä.

Kuva Flickr / Sean MacEntee CC-BY

Koulutusta ja tiedotusta

Kotimaisten tiedelehtien avoimuutta on viime vuosina edistetty erityisesti koulutuksella, tiedotuksella sekä valtionavustushakujen yhteydessä. Valtionavustusten hakulomakkeessa on vuodesta 2014 alkaen kysytty, mitä toimia julkaisijalla on avoimuuden edistämiseksi. Kotimaiset lehdet ovat yleisesti ottaen olleet kiinnostuneempia kultaisen avoimuuden edistämisestä kuin rinnakkaistallennuksesta, jonka käytäntöjä ja merkitystä ei kovin laajalti ole tunnettu. Koulutuksissa rinnakkaistallennus on ollut esillä, mutta yleensä koulutukseen osallistuu vain noin kolmannes valtionapua saavista lehdistä.

Rinnakkaistallennuspolitiikan valinnasta sekä tallennuksen käytännön ratkaisuista tarjottiin koulutusta mm. TSV:n Ajankohtaista julkaisemisessa -päivänä toukokuussa ja Julkaisuavustusinfossa elokuussa 2016. Syksyn avustushakukierroksen yhteydessä TSV:n julkaisupäällikkö oli yhteydessä niihin tilauspohjaisiin lehtiin, joiden hakemuksissa rinnakkaistallennusratkaisua ei vielä ollut. Tällä voitiin varmistaa, että hakijat saivat tietoa rinnakkaistallennuksesta.

Rinnakkaistallennuksen yleistymistä on osaltaan hidastanut Elektra-palveluun kuuluvien lehtien epävarmuus siitä, johtaako tallentamisen salliminen Elektra-korvausten menettämiseen. Elektra on tärkein tilauspohjainen julkaisujärjestelmä suomalaisille tiedelehdille, ja sen kautta julkaisee artikkeleita sähköisesti kolmisenkymmentä valtionavun piirissä olevaa lehteä. Elektra-lehdille latausperusteisia korvauksia jakavan Kopioston kanssa neuvoteltiin vuosina 2015–2016 ratkaisu, jossa Elektra-lehdet saivat oikeuden sallia vertaisarvioitujen käsikirjoitusten rinnakkaistallennuksen. Vastaava ratkaisu puuttuu edelleen oikeustieteellisiltä lehdiltä, joita julkaistaan maksullisessa Edilex-palvelussa. Tämä joukko kattaa vain kolme valtionapua hakenutta lehteä, mutta käytännössä koko oikeustieteellisen alan kotimaisen julkaisutoiminnan.

Mitä tehtiin?

Rinnakkaistallentamisasiassa ongelmia lehdille ovat aiheuttaneet myös tekniset kysymykset, sillä SHERPA/RoMEOn käyttöliittymä on melko hankala, eivätkä sen tarjoamat vaihtoehdot ole yksiselitteisesti tulkittavissa asiaan vihkiytymättömille. Tätä varten SURIMA-hanke kehitti tietojen tallentamista varten suomenkielisen verkkolomakkeen, jossa tallennuksen vaihtoehdot on avattu ymmärrettävällä tavalla ja embargoajat on helppo ilmoittaa tallennusvaihtoehdon yhteydessä. Lomake on verkossa ja siihen on linkitys mm. TSV:n julkaisuavustuksen hakuohjeissa.

Kun lehti on ilmoittanut tietonsa lomakkeella, ne on välitetty Jyväskylästä eteenpäin SHERPA/RoMEO -tietokannan ylläpitäjille. RoMEO-tietokantaan on siirretty syksyn 2016 ja alkuvuoden 2017 aikana toistaiseksi 19 julkaisun tiedot, joista osaa päivitettiin ja osa lisättiin kokonaan uutena julkaisuna. Tätä kirjoittaessa (13.2.2017) kaikkien julkaisujen tiedot eivät ole vielä tietokantaan päivittyneet. Keskimääräinen käsittelyaika RoMEO-palvelussa on noin 4-6 viikkoa.

Syksyllä 2016 valtionavustusta hakeneista lehdistä puolet (47) salli joko julkaistun artikkelin tai käsikirjoituksen rinnakkaistallennuksen. Niistä 48 lehdestä, jotka eivät sallineet rinnakkaistallennusta, 30 oli välittömästi avoimia ja 13 tuli avoimiksi viiveellä. Ilahduttavaa oli havaita, että vain viidellä lehdellä avoimuuden ratkaisu puuttui. Ilmeistä kuitenkin on, että rinnakkaistallennusta ei pidetä tärkeänä silloin, kun lehden sisältö on kokonaan avoin.

Osa lehdistä on ilmoittanut rinnakkaistallennuspolitiikkansa julkaisuavustushakemuksessa mutta unohtanut ilmoittaa sen Avoimen tiedon keskuksen lomakkeella eteenpäin, joten kestää jonkin aikaa ennen kuin SHERPA/RoMEOn ja hakutietokannan tiedot ovat yhteneväiset. Seuraavan hakukierroksen yhteydessä syksyllä 2017 on mahdollista tarkastaa tilanne uudestaan.

Mitä opittiin?

Projektilla kasvatettiin selkeästi rinnakkaistallennuksen sallivien lehtien määrää. Hanke on ollut myös opettavainen kaikille osapuolille, sillä se on paljastanut asioita, joissa on parantamisen varaa. Valtionavun hakuprosessin aikana lehtien kanssa käyty keskustelu osoitti, että koulutuksella on tavoitettu vain osa lehtien toimituksesta ja taloudesta vastanneita henkilöitä.

Rinnakkaistallennuksen merkitystä ei kattavasti tunnettu. Monissa hakemuksissa se sekoitettiin tutkijoiden yhteisöpalveluihin, kuten Academia.eduun tai ResearchGateen. Koska lehtien toimittajat ovat usein päätoimisia tutkijoita, tämä kertoo siitä, että tutkijoiden keskuudessa vallitsee edelleen vääriä käsityksiä rinnakkaistallennuksesta. Toinen tärkeä huomio oli, että kultaisen avoimuuden ratkaisun valinneet lehdet tarvitsevat lisää tietoa CC-lisenssien ja rinnakkaistallennuksen merkityksestä. Lisäksi lehtien kannalta on olennaista saada tietoa siitä, vaikuttaako rinnakkaistallennuksen salliminen lehtien tilauskantaan tai Elektra-latausten määrään ja sitä kautta lehtien taloudelliseen perustaan. Kiinnostavaa on myös seurata, vaikuttaako rinnakkaistallennuspolitiikka positiivisesti tarjottujen käsikirjoitusten määrään tai laatuun.

Kotimaisten tiedelehtien avoimuustietojen kerääminen jatkuu edelleen tänä vuonna. Lomake on käytössä, ja julkaisijoiden toivotaan lähettävän sen avulla edelleen linjauksiaan RoMEO-tietokantaan toimitettavaksi. Lomaketta voi käyttää jatkossa myös tietojen päivittämiseen. Ajantasaisten tietojen ylläpitäminen SHERPA/RoMEOssa helpottaa lehtien toimituskunnan työtä: yksittäisiin tallennusta koskeviin tiedusteluihin ei tarvitse enää vastata, kun tieto on helposti kaikkien löydettävissä. Samalla myös tutkijat voivat tarkistaa kunkin lehden avoimuuslinjaukset harkitessaan artikkelin kirjoittamista kotimaisiin tiedejulkaisuihin. Työ siis jatkukoon!

CC 4.0 BY

Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 kansainvälinen -lisenssillä