Politiikasta käytäntöön: Tutkimusorganisaation haasteet

Viimeistään datapolitiikan valmistuessa on organsaatiossa aika ryhtyä toimiin tutkimuksen aineistonhallinnan haltuun ottamisessa. Tässä työssä on apua palvelusuunnittelusta. Polttava kysymys on tietenkin minkälaista dataa tutkimuksessa käytetään ja mitä tarpeita tutkijoilla on, sillä ennen sen selvittämistä on myös järjestelmien kehittäminen tai aineistonhallinnan integroiminen perusopetukseen vaikeaa.

Perinteinen tapa tällaisissa tilanteissa on usein ollut kartoituskyselyiden lähettäminen potentiaaliselle asiakaskunnalle. Tässä menetelmässä on kuitenkin kaksi ongelmaa: 1) osaammeko kysyä oikeita asioita ja 2) ymmärtävätkö kyselyn saajat mitä kysymme ja mitä voimme edes teoriassa tarjota. Asiakaslähtöisessä palvelusuunnittelussa lähdetäänkin siksi mieluummin liikkeelle kvalitatiivisin menetelmin. Tällä tavoin opimme enemmän asiakkaiden työstä ja tavasta hahmottaa ja priorisoida asioita. Tutkija on oman työnsä ja omien tarpeidensa asiantuntija, mutta hän saattaa tarvita apua aineistonhallinnan kannalta tärkeiden asioiden tunnistamisessa ja muotoilemisessa.

Kvalitatiivisia menetelmiä suositaan niin sanotussa insight-tutkimuksessa, joka yksinkertaisimmillaan tehdään puolirakenteellisten haastattelujen muodossa. Joskus erilaisista tehtävistä voi olla suurta apua. Ihmisiä voi esimerkiksi pyytää piirtämään tai videokuvaamaan työtään. Loppukäyttäjien osaamis- ja kokemuspääoma on hyödyksi myös asiantuntijoille suunnattujen palveluiden tuottamisessa. Tähän resurssiin kuuluvat ihmisten odotukset ja kokemukset eri tilanteista. Koska järjestelmällinen aineistonhallinta on monelle tutkijalle uusi aktiviteetti, sen aloittaminen on lähtökohtaisesti hankalaa ja vaatii ponnistuksia tutkijalta. Odotuksia ei välttämättä ole lainkaan.

Jotta tiedonhallintaa ja siihen liittyviä palveluita voidaan markkinoida tutkijoille, niiden on tuotava selvää lisäarvoa tutkimusprosessiin nimenomaan tutkijan kannalta. Uusien palveluiden on tarjottava helpotusta koettuihin vaikeuksiin. Eräs ongelma piilee siinä, etteivät tutkijat välttämättä tunnista oikeita kriittisiä kohtia tiedonhallinnan kannalta, vaan heräävät ongelmiin liian myöhään. Koettujen kipukohtien ymmärtäminen ja hyödyntäminen lisäarvon ja helpotuksen tarjoamiseksi on tärkeä ensiaskel uusien tiedonhallintapalveluiden suunnittelussa. Näitä kipukohtia tutkijat eivät välttämättä edes tajua mainita kyselyssä.

On siis hyvä tarkkaan harkita millaisilla kyselyillä tutkijoita kannattaa kiusata. Niistä saatujen tietojen laatu ei välttämättä ole kovin hyvä. Sen sijaan monet tutkijat mielellään kertovat omasta työstään hyvinkin tarkasti ja keskustelun kautta yleensä kummatkin osapuolet oppivat paljon uutta. Ajankäytöllisesti menetelmä ei välttämättä edes ole huonompi, koska relevantteihin ongelmiin pääsee kiinni heti ja tiedon laatu on selkeästi parempaa, koska tarkentavia kysymyksiä voi tehdä. Myös tutkijaseminaareihin osallistuminen voi olla esimerkiksi kirjastonhoitajalle kannattavaa, jolloin myös kysymysten esittäminen (kohtuuden rajoissa tietenkin) voi olla hyvinkin valaisevaa.

Itse olen tehnyt noin tunnin kestäviä tutkijahaastatteluita. Olen pyrkinyt haastattelemaan tutkijoita heidän omissa työhuoneissaan, jolloin he ovat voineet esitellä minulle aineistojaan ja käyttämiään palveluita ja sovelluksia. Olen kysynyt esimerkiksi seuraavanlaisia asioita:

  • Kerro minulle tutkimuksestasi (kirjaan esim datojen tyyppitiedot, mainitut infrat, miten tutkija kokee niiden käytettävyyden tarvittavien jatkokysymysten avulla)
  • Kerro projektistasi (kirjaan mistä jäsenet, rahoitus, onko aineistonhallintasuunnitelmaa ja saako nähdä, versionhallinta ja datan jakaminen tutkimuksen aikana)
  • Kerro tarkemmin aineistonhallinnasta ja sen suunnittelemisesta (kirjaan esim relevantit sopimukset, lait, saiko tukea ja mistä, onko data avointa ja miksi, mihin data päätyy)
  • Onko ORCID tuttu? (tähän valistuspuhe tunnisteiden tärkeydestä yleensä)
  • Mitä raportointia teet? Missä julkaiset?
  • Mitä koulutusta olet saanut aineistonhallintaan? Keneltä pyydät apua? (kerron vinkkejä)
Jotkut tutkijat ovat hyvinkin tietoisia kaikista näistä asioista, mutta melkein joka haastattelussa olemme keskustellen edenneet tavalla, josta on ollut itselleni suurta hyötyä kun olen yrittänyt hahmottaa hyviä etenemispolkuja. Usein tutkijakin on oivaltanut uusia asioita työnsä kannalta. Rauhallinen keskustelu kasvokkain on erittäin tehokasta tiedonvaihtoa ja suosittelen siksi myös siihen panostamista. Samalla myös oma osaaminen kehittyy ja omia olemassa olevia palveluita voi markkinoida. Joskus laatu korvaa määrän myös tiedonhankinnassa. Organisaation kannalta tämä onkin oiva menetelmä samalla edistää henkilökunnan kompetenssia ja lisätä tietopohjaa päätöksentekoa varten.